Prestation technique audiovisuelle d’une conférence en ligne à Roubaix, pour OVH

En mai 2018, nous avons eu le privilège de réaliser une prestation technique audiovisuelle pour l’un des fleurons numériques français : l’hébergeur web OVH.

Retour sur les différentes composantes de cette réalisation technique, ses enjeux et ses défis.

OVH c’est quoi ?

OVH leader européen de l’hébergement web

OVH est 3e hébergeur Internet au rang mondial, leader en Europe. Cela en fait l’hébergeur incontournable en France, notamment pour le secteur bancaire, les gouvernements et toutes les grandes institutions.

Conférence en ligne pour la nouvelle vision de l’entreprise

Le PDG Octave Klaba souhaitait faire une présentation de sa nouvelle vision de l’entreprise, de la nouvelle organisation et du nouveau slogan, à toutes ses équipes à travers le monde. Il s’agissait donc d’une action de communication interne.

Cet événement s’est tenu à Roubaix, au siège social d’OVH. Nous l’avons réalisé précisément dans une salle de sport, transformée en salle de conférence pour l’occasion, avec les lumières et tout l’équipement nécessaire. Cet événement était diffusé en live streaming (direct vidéo) dans toutes les filiales du monde.

L’esprit souhaité par les organisateurs était que peu importe la filiale où se trouvent les spectateurs dans le monde, au Canada, en Asie, il devaient se sentir comme à Roubaix. C’est pour cela qu’ils font régulièrement des évènements retransmis en direct pour que tout le monde puisse participer à ce qu’il se passe à Roubaix.

Zoom sur notre prestation

Notre rôle était de gérer tout ce qui concernait le son, l’éclairage et la scène.

Nous avions par exemple, un calage lumière spécifique pour l’arrivée du PDG. C’était un peu plus travaillé qu’une simple soirée dansante. Il nous a fallu une bonne journée de travail pour tout coordonner entre le discours, les lumières au moment de son arrivée ainsi que celles lors de son départ. Nous avions un peu théâtralisé l’événement.

Dans ce type de prestation, vous n’avez pas le droit à l’erreur, il faut donc être très rigoureux et organisé. Si le son ne sort pas, si le micro est en panne ou bien si un projecteur tombe, cela peut remettre en question les collaborations futures. On se souvient notamment d’un discours de Nicolas Sarkozy où un projecteur suspendu a éclaté. Il est évident que concernant le prestataire, c’est tout ce qu’on aura retenu de son travail, même si tout le reste était parfait.

Adaptation au lieu

La salle de sport utilisée pour l’événement n’est pas très haute de plafond et elle n’est pas très adaptée pour un format spectacle ou conférence.

Il a fallu calculer la répartition des accroches, vérifier que les poids qu’on allait suspendre à la charpente de la salle de sport était cohérents. C’est-à-dire faire l’adéquation entre ce que l’on peut accrocher au plafond et ce que nous souhaitons installer et réussir à transformer la salle. C’était le principal défi : passer d’une salle de badminton à une salle de convention pour que le résultat soit excellent.

Nous avons tout mis dans le noir avec des rideaux noirs partout. Puis nous avons installé entre 30 et 60 mètres de structures, 100 mètres de pendrions. Ensuite, nous avons disposé 60 projecteurs pour les lumières.

Programmation des lumières

Les projecteurs étaient tous programmés à distance grâce à des consoles différentes. Nous avons choisi les positions, les couleurs, les mouvements.

Il faut tout installer, tout adresser. Chaque projecteur à une adresse particulière, donc il faut prendre le temps de créer et enregistrer les programmations dans la console.

regisseur technique

Maîtres mots : préparation et adaptation

Il y a beaucoup de travail en amont parce que jusqu’à la dernière minute, les organisateurs ont souhaité faire des modifications.

Dans notre métier il est nécessaire de développer une grande agilité en fonction des désirs de nos clients quand ils souhaitent ajouter un écran ou modifier le nombre d’intervenants qui vont parler au micro. Nous sommes avant tout des apporteurs de solution. La clé c’est la réactivité, la préparation et l’adaptation.

Notre ADN

Pour une telle prestation technique, notre équipe était constituée d’une dizaine de personnes sur 2 jours de production. Ce sont tous des techniciens confirmés, formés avec des compétences certaines et un niveau d’implication élevé.

Même si notre cœur de métier est basé sur des aspects techniques, l’aspect humain est primordial.

L’ambiance dans l’équipe est importante. Cela peut paraître accessoire pour notre client parce que « ce n’est pas son problème », mais une équipe qui vit bien, qui bosse bien, qui est sérieuse, fournira un meilleur travail qu’une équipe qui ne se connaît pas et qui vient « bosser pour bosser ».

Toutes les personnes qui travaillent avec nous aiment ce métier et ont un bon esprit. Quand nous nous mettons en route, nous savons que nous allons faire ce que nous aimons avant tout.

Au service de la satisfaction du client

Nos interlocuteurs chez OVH ne cachent pas qu’il préfèrent travailler avec notre société à taille humaine.

Il faut souligner aussi que la présence de notre manager événementiel est déterminant, car il est garant de la qualité de la prestation. S’il détecte un problème ou un une insatisfaction du client, son rôle est de tout faire pour les corriger, tout simplement parce que c’est son entreprise et que sa réputation auprès du client est en jeu.

D’ailleurs, l’inauguration de cette salle de sport avait été faite par une grosse entreprise technique événementielle. Le bâtiment était flambant-neuf, ça brillait. Mais leurs équipes ont traîné des caisses et des embrases au sol. Quand ils sont repartis, la salle était détériorée.

Ce type de boite de prestation de très gros festivals, de très gros concerts, donc quand ils arrivent sur des événements de ce style, ils s’en fichent un peu.

Cependant, quand on travaille chez des clients comme OVH, dans le corporate, on doit adapter sa façon de travailler. Par exemple, il faut éviter de faire trop de bruit parce qu’à côté de la salle il y a le centre d’appel OVH.

Continuité et amélioration

Le témoignage de la satisfaction des responsables chez OVH est de toute évidence le fait que le client continue de faire appel à nos services en tant que prestataire technique pour ses événements.

Par ailleurs, lors de cette prestation, nous avions identifié des points d’améliorations pour rendre un tel événement encore meilleur par la suite. Nous avons donc ajusté les prestations suivantes en fonction. Une bonne expérience commune et la confiance que nous générons permet au client d’aiguiser sa créativité au fil des prestations.

Par exemple : « Tiens, nous avons mis cette fois un écran au centre de la scène. La prochaine fois, nous pourrions plutôt disposer deux écrans de part et d’autre de la scène pour pouvoir projeter une présentation Power Point d’un côté et retransmettre le direct de ce qui se passe sur scène de l’autre ».

Quand on a confiance en son prestataire, ça roule comme sur des roulettes !